Wie Deadlines unsere Arbeit beeinflussen

Man sitzt auf Uhr und arbeitet Foto: Kevin Ku

Zeitmanagement

Wie Deadlines unsere Arbeit beeinflussen

Fest gesteckte Ziele sind aus der täglichen Arbeit nicht wegzudenken. Im besten Fall motiviert die Frist, sie kann aber auch überfordern.

3. April 2020

Darum geht’s:

Mit Deadlines arbeiten wir produktiver

Ein Läufer startet kurz vor der Ziellinie in den Sprint. Konsumenten kaufen sich den zehnten Kaffee eher, wenn sie damit ihre Bonuskarte vollmachen. Und kurz vor Feierabend haut man am Computer noch einmal richtig in die Tasten.

Wir arbeiten schneller und fokussierter, wenn es eine Deadline gibt, wie Arbeitspsychologinnen und Arbeitspsychologen herausgefunden haben. So lösten die Teilnehmenden einer Studie die Tests besser, erledigten diese schneller, machten weniger Pausen und waren zum Teil auch weniger erschöpft, wenn sie wussten, wie viele Aufgaben ihnen noch bevorstehen – sie also eine Deadline hatten.

Vor allem in Phasen, in denen wir unter Zeitdruck arbeiten, wirkt sich das auch auf den Körper aus: Das Herz schlägt etwas schneller, der Blutdruck steigt, das sympathische Nervensystem wird aktiviert.

Dieser moderate Stress versetzt manche Menschen in einen Zustand, den Psychologen Flow nennen. Dann sind sie so sehr auf die Sache fokussiert, dass sie fast alles um sich herum vergessen. Die Arbeit fühlt sich weniger anstrengend an, geht leichter von der Hand.

Eine Deadline motiviert umso stärker, je näher sie rückt. Psychologen sprechen hier auch vom Goal-Gradient-Effekt. Hierfür hat die Wissenschaft verschiedene Erklärungsansätze: Zum einen befürchten wir (negative) Konsequenzen, wenn wir eine Deadline nicht einhalten. Zum anderen zeigt die Deadline ein klares Ende der Aufgabe an. So weiß man, wann es vorbei ist und man sich anderen Dingen widmen kann.

Aber:

Nicht jede Deadline tut uns gut

Wenn Ziele und Deadlines für uns nicht erreichbar sind, dann frustrieren sie oder setzen uns schlicht so sehr unter Druck, dass wir uns der Aufgabe nicht gewachsen fühlen. Um zu motivieren, müssen Ziele und deren Erreichung für das jeweilige Individuum herausfordernd, aber machbar sein. Das klingt simpel, ist aber extrem wichtig.

Außerdem sollte auf eine Deadline ein Feedback folgen, zum Beispiel durch den Chef oder einen Kollegen. Ohne Feedback kann das Gefühl entstehen, dass die Deadline nicht nötig gewesen wäre.

Wie Menschen mit Deadlines und dem damit verbundenen Zeitdruck umgehen, ist natürlich individuell verschieden. Besonders gewissenhafte, strukturierte Menschen etwa brauchen meist keine auferlegten Deadlines, da sie sich ihre Arbeit auch selbst klar strukturieren und planen. Grundsätzlich ist jedoch in allen Menschen das Bedürfnis verankert, Aufgaben fristgerecht abzuschließen. “need for cognitive closure” wird diese Eigenschaft in der Forschung genannt.

Und jetzt?

Nicht von Deadline zu Deadline leben

Sonst läuft man Gefahr, dass man dringende Aufgaben, hinter die man schnell einen Haken setzen kann, den wichtigen oder langfristigen Zielen vorzieht. Davor warnen zumindest die Experten. Dieses Problem lässt sich jedoch umgehen, indem auch die wichtigen Aufgaben mit einem Termin im Kalender markiert werden, sodass sie nicht untergehen.

Richtig gesetzt, können Deadlines das Arbeiten also erleichtern. Über kurze Passagen kann Zeitdruck sogar motivieren, wie Studien zeigen, und der Stress zu Hochleistungen animieren. In solchen Flow-Momenten schalten Menschen Nebensächliches aus, vergessen sogar zu essen oder zu trinken, um die Aufgabe passend zur Deadline abzuschließen.

Ab und an sei das in Ordnung. Psychologen warnen jedoch vor Dauerstress. Denn der schadet dem Menschen. Auf eine Phase, die wir unter Zeitdruck gearbeitet haben, sollte deshalb immer eine Phase der Entspannung folgen.

Autorin: Lara Schwenner

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